NİÇİN PLAN YAPILIR?
Sosyal hizmette plan yapmanın savunduğu önemli sebepler nelerdir?
1) Verim
2) Etkinlik
3) Mesuliyet(sorumluluk,yükümlülük)
4) Moral(ahlak)
Verimlilik ilk olarak verimlilik en az girdi ile en çok çıktının sağlanmasıdır.Bu sosyal hizmette bütün yönetimsel operasyonlarda arzulanmaktadır.Bundaki ana amaç en az düzeyde maliyet ve çaba harcayarak etkin bir başarı elde etmektir.Bunun gerçekleşmesi için en önemli aracımız ve yol göstericimiz dikkatli bir planlama yapmak olmalıdır.
Bilmek gerekir ki sosyal hizmette kadro ve kaynaklar sınırlıdır ,bu yüzden planlama süreci; kıt kaynaklarla etkin bir hizmet sağlamak için son derece önemlidir.
Etkinlik bir diğer önemli kavramdır.Etkinlik; belirlenmiş bir amaca ulaşmayı yada ne kadar ulaştığımızı gösterir.Sosyal hizmet biliminde etkinlik kavramına baktığımızda ise eğer sosyal aktiviteler planlamaz ise sonuçlar sosyal anlamda başarılı olmayabilir.Sosyal hizmette ana amaç tabikide ihtiyacı olan insanlara yardım etmektir.Eğer sosyal hizmet kadrosunda çabalar ve kaynaklar dağınık bir biçimde ise gösterilen çabalar vuku bulmaz başarı da verimlilik ve etkinlik sağlanamaz.
Planlama,değerlendirme ve mesuliyet için gereklidir.Bugün yardımsever vatandaşlar,kanun yapıcılar ve halk liderleri geçerli soruları sorarak sosyal hizmet sektöründe faydalı olmayı amaçlamaktadırlar.Bu sorular sosyal hizmet faaliyetlerinin sonuçları nelerdir?,bu hizmet kurumlarının finansal durumları nedir? Bu kurumları nasıl geliştirebiliriz?
Bu ve bunun gibi diğer sorular sadece sosyal hizmet uzmanları tarafında dikkatli bir plan ile gerçekleştirilmeye çalışılır.
Gerçekleşen geliştirme faaliyetlerinde yeni hukuk düzenleri,finansal anlamda sosyal amaçlı vergi kesintileri,yapılan yeni kanunlar,ve eleştirel anlamda
uzmanlar tarafından kaleme alınmış denemeler sosyal hizmet bilimini kuvvetlendirir.
Planlamaya hazırlık yapmak araştırma görevini yürütmeyi ve deneysel çevrenin gösterilmesini gerekli kılmaktadır.
Dikkatli planlama kurumun ahlakını vurgulaması açısından ve başarının gerçekleşmesi ile itibar saygınlık açısından oldukça önem arz etmektedir . Kurumlarda planlama olduğunda; kadro başarı hissi ve memnuniyet duymakta bu ise onların yeteneklerini ortaya çıkaran,tam kapasite ile işlevselliğini arttıran ve performans üzerinde olumlu gelişmeler yaratan dolaylı olarak bir motive aracı görevi görmektedir.Bu gibi olumlu hisler yönetici ve kadro üyelerinin sosyal hizmet kurumlarında tüm operasyonlar için plan yapmalarına teşvik eder.Burada önemli olan vurguya dikkat çekmek gerekirse yapılan sosyal geliştirici faaliyetlerde plan en temel görevi olarak başarı sağlar evet ama burada faaliyet gerçekleştiği anda planın önemi genelde hatırlanmaz ve sonuca odaklanılır.sonuç olumlu yada olumsuz olduğunda görünmeyen gerçek olarak planın olduğu unutulmamalıdır.
Dikkatli planlama ile sosyal hizmet kurumlarında insanlar neyi yapacağını nasıl yapacağını ,hizmetin dağıtımını ve tanıtımı nasıl yapacağını ayrı ayrı birimlerde görevleri olarak bilmektedirler.
PLANLAMA SÜRECİ
İlk olarak planlama amaç yada hedeflerin sürecidir.Sonra bunlara ulaşmak için umulan varsayım niteliğinde vizyoner planlar hazırlanır.Bunun anlamı;
Nerdesin ?
Nereye gitmek istiyorsun?
Gideceğin yere nasıl ulaşacaksın?
Tüm bunlara cevap bulmak için sosyal hizmetteki tüm yöneticiler bunun etkin ve verimli bir plan ile ulaşılacağını sosyal hizmetin amacına uygun olarak vurgulamaktadırlar.
SÜREÇ:
1)Araştırma
2) görevleri formule etmek
3) strateji planlama
4) operasyonel planlama
TEMEL PLANLAMA ADIMLARI
Sosyal hizmet ve sosyal hizmet kurumları asla önceki planlamayı tanımaz.Sosyal hizmette planlama süreci yönetimdeki planlama ile temel olarak benzerlik göstermektedir.Fakat bazı taraflarında farklılıklar vardır.
Sosyal hizmette planlama sürecinde 7 adım ve onların ilgili aktiviteleri özellikle önemlidir.
1) Hedefleri seçme
2) Kurumun kaynaklarını değerlendirme
3) Alternatifleri belirmek
4) Her bir alternatif çıktısını belirmek
5) En iyi plana karar verme
6) Olaylar için özel program
7) Değişime açık olmak
1) Sorumlulukları belirleme: Sorumluluklar neyi amaçladığımızı ve ileride neyi hedeflediğimizi gösterir.Bunlar kurumların politikaları ve amaçları ile ilgilidir.2 çeşit sorumluluk türü vardır:
a) Bir uçtan bir uca( uzun vadeli) sorumluluklar
b) Özel ve kısa vadeli sorumluluklar
a) Uzun vadeli sorumluluklar: Kurumun niçin kurulmuş olduğuyla ve var olma amacıyla ilgilidir.Yani diğer bir ifade ile kurumlardaki sosyal amaçlı misyon ve vizyonlar planlama sürecinde en önemli adımdır.Burada bir
benzetme yaparak konun önemini ifade etmek gerekirse sosyal hizmette planlamayı bir gömleği iliklemeye benzetirsek sosyal amaçlı vizyon ve misyon ( uzun menzilli sorumluluklar) ilk düğmeyi doğru iliklemeye benzer.İlk düğmeyi doğru iliklersek diğer düğmelerde doğru iliklenir burada da sosyal amaçlı vizyon ve misyomuz ile yine aynı sosyal amaca ulaşmış bir çıktılar elde ederiz.
Bir diğer örnek olarak kapsamlı bir rehabilitasyon merkezinde her bir grup için ayrı servisler vardır ki bunlar zihinsel hastalıkları azaltmak,zihinsel problemleri önlemek ve günlük hayatı zenginleştirmek için yardımcı olurlar.Bunlar uzun menzilli sorumluluklardır.Bu noktada bir diğer önemli husus kurumdaki planlamacıların planlama sürecini etkin ve verimli yürütebilmeleri için kurumun amaç ve hedeflerini açık bir şekilde anlayıp içselleştirmeleri gerekmektedir.
Bu sorumluklara örnek olarak 5 yıllık kalkınma planları verilebilir.
b) Kısa vadeli sorumluluklar: Bu sorumluklar şimdiki zamanı ve yakın geleceği içermektedir.Planlama uygulama aşamasından önce yapılan bir süreçtir ve hedefler;özel basit ve ulaşılabilir olduğu zaman planlama etkinliği bir kat daha artmaktadır.
Önemli sorumlulukların geneli kısa vadeli sorumluklardır.Bu tür sorumluklarda acil zamanlarda yapılması gereken faaliyetlerde planlamalardaki sorumluluklar belirtilir örnek olarak bir sorun çözümünde 1 gün,1 hafta yada en fazla 1 ay zamanımız olduğunda ne yapılamalıdır ?sorusuna cevap olara kısa menzilli hedeflerin belirlenmesi verilebilir.Bu sorumluklar hemen şimdiki zamanla ilgilenir ve sosyal hizmet kurumlarının günlük yönetiminde özellikle önemlidir.
Bu sorumluklara örnek olarak günlük planlar verilebilir.
Buradaki her seviye sosyal hizmet kurumlarında amaç saptamada oldukça önemlidir.Bu tür hedef saptama gelecek için yaratıcılık yeni sosyal çözüm yetenekleri,yeni hizmet üretim teknikleri ve hayal gücünü kullanmayı arttırmayı davet etmektedir.
Sosyal hizmet gibi profesyonel alanlarda her kurum için uzun ve kısa vadeli sorumluklar vardır.Bunlar genellikle yönetim ve kadronun katılımıyla kesin ve açık bir şekilde belirlenip ifade edilir.
Kurumlarda planlama sürecinde üyeler ve çalışanlar diğer yöneticilere göre oldukça değişim kaydederler.
Los Angeles‟da yapılan bir araştırmayla sosyal hizmet idarecilerinin planlama sürecindeki başarıları : ( hakim olma kapasiteleri)
Kurum yöneticileri: %30
Süpervisör kadrosu: %68
Servisler: %49
Yönetim kurulu üyeleri: %37
Tüketici hizmetleri: %27
YÖNETİMİN HEDEFLERİ (HEDEFLER İLE YÖNETİM)
MBO( MANAGEMENT BY OBJECTIVES)
Daha önce bahsedildiği gibi uzun süredir işletmeler yönetim hedeflerini kullanmaktadırlar .Hedefler ile yönetimin kurucusu Peter DRUCKER‟dir.
Yönetim hedefleri operasyonları geliştirmek için bir sistem yaklaşımıdır.Bu hedefleri giriş ve çıkış aktiviteleri içerir.Giriş ve başlangıç bölümü ile birlikte yapılmaktadır.Kaynaklar,hedefler, sorumluluklar, ilgili operasyonlar….vs.bu gibi aktiviteler güncel konulardan ve çözüm önerilerinden meydana gelmektedir.
Giriş aşamasında sorumluluklar başarı amacı ile tanımlanmıştır.ne oldu? Sorumluluklarımız nereye ulaştı?eğer sorumluluklarımız başarılı değilse sistemin veya hedefleri planlama sürecinde yeteri kadar etkinliğe ulaşılamamış olduğu belirtilmiştir.
MBO‟daki uzmanlar girişte ve aktivitedeki tuzakları süreçteki engel olarak tanımlarlar.Giriş tuzakları tanıtıcı olay yada durumlardır.( sosyal amaçlı
kurumların operasyonlarını engelleyen ; örnek olarak belirsiz yada soyut amaçlar, davranışsal olmayan sorumluluklar bunlar sadece sözde uygulamalardır .Şöyle açıklamak gerekirse; bir sosyal sorunu çözmede kullanılan planlama sürecinde ilk adım genel hatlarıyla tespit,2.adım çözüm önerileri,3.adım ise önerileri hayata geçirme,düşünceleri pratiğe dökme yani uygulamadır.Bu tür tuzaklar bizim düşüncelerimizi etkiler ve biz bu düşünceler ile beklide 2.aşamadan sonraki en önemli adımı atamayız.Bu yüzden sorunu çözme girişiminde planlamada bulunurken tespit ettiğimiz sorun kaynaklarına yönelik çözüm önerileri ve bunları real hayata geçirme faaliyetlerini ararlıksız olarak somut bir şekilde sürdürülebilirliğinin sağlanması gerekmektedir.
Aktivite tuzakları sadece bizi sosyal çalışmacıları meşgul bırakır, somut adımlar atmamızı engeller.Bunlar yoğun iş üzerindeki çok vurgulu raporlar veya yararsız kişilik tartışmaları ve münferit olayları içermektedir.Bu tür aktiviteler profesyonel olara yapılmış sorumsuzluktur.
Yoğun stresli aktiviteler ve gereksiz bürokrasif detaylara takılmak yada ilgisiz işler ile meşgul olmak çalışanların sosyal amaçları gerçekleştirmeye yönelik kendi benlik saygılarını kaybetmelerine sebep olur.
Daha önce 2 ana tür amaç ve sorumluluk olduğunda bahsetmiştik.Bunlar stratejik ve operasyonel amaçlardır.
Stratejik amaçlar yeni fikirleri geliştirme ve uzun menzilli sorumluluklar ile ilgilidir.Bunlar yenilik ve yaratıcılığı davet ederler.Burada stratejik yönetime de değinmek gerekirse sosyal hizmet de stratejik yönetime ve bunun için stratejik bir planlamaya çok ihtiyaç vardır.Çevre ne olursa olsun sosyal hizmet planlamasında strateji yoksa hiçbir anlam ifade edemeyiz.Örneğin sınıfta verilen bir örnekte günümüz Türkiyesinde mesela Japonca bilen sosyal çalışmacılara oldukça ihtiyaç olduğu tespit edilmiştir.Geliştirdiğimiz strateji ile bizim Japonca öğrenmemiz bizim belirli bir konuda uzmanlaşmamızı sağlayarak belki de bizi 3-5 kişiden biri yapacaktır.Fakat bu noktada önemle durulması gereken husus geliştirdiğimiz stratejik planın sürdürülebilir ve uzun vadeli olmasıdır.
Sosyal hizmette stratejik amaçlar için stratejik bir yönetim çok önemlidir.Fakat maalesef günümüzde Türkiye „de kamusal sosyal amaçlı kurumlarda stratejik amaçlar rekabetin olmaması yada zayıf olması nedeniyle yetersiz kalmıştır.
Bizim stratejik amaçlar doğrultusunda yapmamız gereken bugünden 10 yıl sonraki ihtiyaçlarımızı şimdiden öngörüp bunları belirlemek buna bu göre bir sosyal harita oluşturmaktır.Bu sosyal harita ile stratejik amaçlar doğrultusunda önümüzü görüp kurumun sosyal başarısının etkinliğini ve verimliliğini arttırabiliriz.
Operasyonel amaçlar ve sorumluluklar: Bu amaç ve sorumluluklar özel ve sınırlı olma eğilimindedirler.Biz şimdi neredeyiz? Eğilim nereye doğru gitmektedir? Biz bunu nasıl yapıyoruz? ….bu gibi sorulara cevap verir.
Sosyal hizmet te MBO kurumlardaki sosyal operasyonları modernize etmek ve hizmetlere odaklanmak için pratik araçlardır.Bu yüzden birçok devlet ve özel kurumlar operasyonal süreçlerine MBO yu dahil etmişlerdir.Bir çok kurum bu bağlamda belirli süre sorumluluk veya hedeflerini ayarlamak için bireysel kadrolarına danışmanlık amacıyla sormaktadır.
Bu özel sorumluluklar kurum içinde bir bütün halinde netleştirilir.Bu yüzden girdiler sosyal amaçlar olara odaklanılmış ve pratik olabilirler.
Raider önerisine göre “MBO çok kolay bir sistemdir” Bu kurum çalışanlarının uzun ve kısa menzilli hedefleri belirlemek ,kurulan süreçler içinde uygulamak için katıldığı bir tür yaklaşımdır.Burada başarı sağlama,amaç ve hedeflere mutabık kalma ve belirli zamanda hedeflere ulaşmak olarak nitelendirilmiştir.
Raider‟a göre sosyal çalışmacılar tarafından kullanılan MBO‟nun başarısız olması ancak 3 ana nedenle gerçekleşir:
1) Kurumlar faaliyetlerinin sonucunda yeterli analiz ve planlama yapmadığını anlaması
2) Sosyal kurumların kendilerine özgü ihtiyaçlarını ve özelliklerini yansıtacak şekilde uyarlanmış olan bir MBO modelini seçemediklerinde
3) Kötü tasarlanmış bir strateji sistemi uyguladıklarında
Peki Raider‟a göre MBO kullanımında başarı nasıl sağlanır?
1) MBO „da herkesin eğitimi olan bir uygulama stratejisi kullanıldığında
2) Bireysel sistem için özel kurumlar tasarlandığında
3) Gelişen esneklik ile kişisel gelişim üzerinde durularak ve sık sık 2 yönlü besleme ile olan uzun süreli bir taahhüt tür.
STRATEJİK PLANLAMA
Bu sosyal hizmetler kurumlarının yanı sıra diğer alanlarda da kullanılmakta olan yeni kavramlardan biridir.Odak noktası gerçekçi ve mümkün olduğu kadarıyla ileriye bakmaktır.Bu tür planlamalar belirli uzun menzilli amaç ve sorumlulukları içerir.Örnek olarak açıklamak gerekirse United Way of America ileri bakmayı göstermek için şu temel ilkeler üzerinde anlaşmışlardır.Bunlar:
1) Toplum sağlığı ve insan bakımı sorununu çözmeye odaklanmak
2) İnsanları kurum ve coğrafi bölgelerde kapsayıcılık
3) Sağlık ve insan bakım hizmetleri için tek bir topluluk çapından örgütlü bir kampanya
4) Yıl boyunca eğitim ve iş yerinde geniş topluluk katılımıyla birlikte iletişim programı.
DAVRANIŞSAL SORUMLULUK
Geçmiş yıllar sosyal hizmet eğitimi ve pratiğinde sorumluluk davranışsal ve davranışsal olmayan sorumluluk olarak ikiye ayrılmıştır.
Davranışsal sorumluklar ;özel kapsamlı,gözlemlenebilir ve ölçülebilir niteliktedir.Bu sorumluluk türü özellikle çok önemlidir.Çünkü hedef ve vizyonu bu amaçlar ile sınırlandırırsak tespit ettiğimiz sorun üzerinde uzmanlaşma imkanı elde etmiş oluruz.Uygulamalarda basitlik,netlik,ve yöntemde kolaylık sağlar.Bu bağlamda davranışsal sorumluluklar gözlenebilir olmalı ve bu sayede ölçülebilmelidirler.Aksi halde bunların üzerinde bir değerlendirme yapmak olanak dışıdır.Bu sorumlulukların gerçekçi olmasına veya değerli ve yararlı anlamına vurgu yapmaya ihtiyaç vardır.
Davranışsal olmayan sorumluluk yada hedefler genel kapsamlı,değersiz ve ölçülemeyen bir eğilim taşırlar.Bu iki sorumluluk türünü örnekleyerek anlatmak gerekirse mesela hedef olarak “ben iyi bir sosyal çalışmacı olacağım” bu hedef arzu edilen bir amaçtır fakat bu cümle gözlemlenemez ve ölçülemez olduğu için üzerinde geliştirme ve değerlendirme yapmak mümkün değildir.Dolayısıyla bu örnek davranışsal olamayan bir hedeftir.Bunu davranışsal hedefe çevirdiğimizde şöyle cümle şöyle olmalıdır:”ben daha iyi bir sosyal çalışmacı olmak için uygulama kapsamında günde asgari olarak 15 dakika sosyal hizmet konusunda profesyonel bir dergi okuyorum”işte bu sorumluluk veya hedef türü davranışsal
dır,ölçülebilir,gözlemlenebilir ve bu istenilen hedef yönünde sonuç elde etmeye benzemektedir.
Diğer taraftan bir sosyal hizmet kurumundaki yönetici şöyle dediğinde:”ben iyi bir yönetici olmak için çalıştığım kurumda ki personelin ihtiyaçlarını tespit ediyor onlar ile ayrı ayrı her hafta özel görüşmeler yaparak onların girişimcilik ruhlarını arttırmaya çalışıyorum” bu örnekte yne davranışsal hedeflere yöneliktir.Ve bu o yöneticini doğru yolda olduğunu göstermesi bakımından oldukça önemlidir.
Programlanmış talimat: Geliştirici plan yöntemlerinden bir diğeri davranışsal hedeflerde programlanmış talimat kullanmaktır.Ehlers,Austin,ve Prothero öncülüğünde ortaya çıkmıştır.Bunun için çalışma programları için yönerge ve hedefler belirlenmiş ve bunları belirli bir talimat doğrultusunda programlamışlardır.
Kurum kaynaklarını değerlendirme: Planlamada 2. Adım kurumun ekonomik ve fiziksel kaynaklarının yanı sıra kişisel ve personel kaynaklarını da mümkün olduğunca dikkate almaktır.Bu özellikle bitki tesisleri,bütçe ve para durumu ve toplum desteği ile ilgilidir.
Eşitlik mevcut personel için önemlidir.değerlendirmede sadece kadro üyelerinin sayısı değil onların yeteneklerini de değerlendirmek gerekir.Onların yeterlilikleri,tutumlarıve hisleri nelerdir? Başarı sağlamada mevcut kadro amaçlar için yeterlimidir? Kadro kulesinde tutumlar ve hisler nelerdir?
Eğer bu sorulara cevaplar temel olarak olumlu ise yönetici ilerleme konusunda işaret vermektedir,değilse diğer kaynaklarında da elde edilmesi gerekmektedir.
Alternatifleri belirtmek:
Hedeflerden sonra adım kurum tesislerini ve kadroyu ayarlamaktır.Bu adım başarıya giden farklı yolları belirlemek adına oldukça önemlidir.Zayıf yönetici gördüğü ilk yolu alıp uygulayabilir.İyi bir yönetici ise genelde çok sayıda bölüme dikkat edip her biri hakkında ayrı ayrı tahminlerde(değerlendirmelerde) bulunur.
Bu aşamada yaratıcılık önemli rol oynamaktadır.Serbest grup tartışmaları yada bireyle konuşma yeni imkanları düşünmeye ve anlamlı alternatifler oluşturma açısından büyük kar payı elde eder.
Her bir alternatiflerin sonuçlarını beklemek:
Tekrar planlama sürecinin ileriye yönelik bir süreç olduğundan bahsetmek gerekir.Geleceğe doğru tahminlerde bulunmak için bakmalı bununla birlikte belirlenmiş bir eylemlerin oluşma ihtimaller nelerdir? Sorusuna cevabı düşünmek gerekir.
Kristal topa (yarım küreye ) bakamadığımızdan beri biz çeşitli bakış açılarından ne olabileceği hakkında tahmin etme ihtiyacı duymaktayız.
En iyi plana karar verme:
Alternatiflerin numaralandırılmasından ve dikkatlice çalışılmasından sonra özellikle gelecekle ilişkili gelişmelerin,düşüncelerin farklı yollardan benzerlik ve zıtlıkları belirlenerek bir bütün halinde toplanması gerekmektedir.
Böyle dikkatli bir muayeneden sonra en önemli hassas tercihler nelerdir? Sorusuna cevap verilebilir,ancak böyle bir yol ile bu kararlar alınabilir.
Öncelik kaideleri:
Planlamanın bir diğer zorlu tarafı öncelikleri ayarlamaktır.alternatiflerin ve mümkün seçenekleri listelenip analiz edildikten sonra bunların uygulanabilir olması gerekmektedir.
Sosyal hizmet çalışanlarının motivasyonları özellikle önemlidir.Peki bu nasıl gerçekleşmelidir? Biz bunu yaptığımız süreç içindeki en önemli nokta insanların önceliklerini önceliğimize almaktır.Ancak bunu yaptığımız zaman ve bunu içselleştirdiğimiz zaman sosyal hizmet planlamasında başarı sağlanır.
Olaylar hakkında özel programlar planlamak:
Artık belirlenmiş hedeflere ulaşmak için belirli programları formule edip bunlara mutabık zamanı gelmiştir.
Bu adım harita yapım adımıdır ki bu olaylardaki taslak ve kayıtlar ile adım adım ilerlemeyi içerir.
Burada öncelikler konusunda karar verilmesi gerekir.Bu olaya sosyal hizmet konusundan bakarsak bu kavram sosyal hizmette herkes için ayrı ayrı bir planlamanın olmasını savunur.Buna göre planlama standartlaştırılmamalı özel nitelik kazanmalıdır.Örnek olarak sosyal hizmette yaşlılar için ayrı,çocuklar için ayrı,özürlüler ve bakıma muhtaçlar için ayrı,afetler için ayrı bir plan
olmalıdır.Bunlar hakkında ayrı ayrı birimler oluşturularak yapılan faaliyetlerin etkinliği ve verimliliği arttırılabilir.
1910 larda Grant tekrarsız işlemlerde yaygın olarak kullanılan planlam ve teknik yöntemler iş yönetimindeki bir öncü tarafından kesin ve net bir şekilde gantt tablosu belirtildi.
Gantt tablosunun örneği düşey eksendeki işlem yada aktiviteleri iki boyutlu modelinde örnekler ile açıklanmıştır.
Bu yazıyı paylaşın