YÖNETİM  KURULU ÇALIŞMACISI VE   KOMİTESİ

200.000 nüfuslu bir şehrin belediye başkanı   dinlenme tesisi ve ihtiyaçlarını karşılamak için şehir planlama temsilcisi ile görüşmek üzere yirmi beş vatandaşı davet etti. Profesyonel  temsil nüfusunun bulunduğu  kesitte halktan insanlar da dahil olur. Toplantı saat 10.00’da yapılacaktı.25 davetiye gönderildi ve 21 vatandaş çağrıyı yanıtladı.Hiç kimse ilk 45 dk toplantıdan ayrılamaz,ancak daha sonradan katılımcılar salonu terk etmeye başladı.Grubun yarısından fazlası 11:15’ten sonra salonu ter etti.11:302da artık son 8 üyesi kalmıştı.Kısa bir süre sonra 4 üyesi kaldı.Bu toplantı ne kadar etkili olmuştur sizce?


Komite,bir karar alınacağı zaman oluşturulan topluluktan destek almayı sağlar.Bir fikri öldürmek ve çok seslilik için en iyi yol komite tayinidir.Grup eylem ve toplum  desteğine, Sosyal Hizmetlerin tedarik ajansları için ihtiyaç vardır. Yöneticilik her şeyi yapabilmek değildir. Politikaların geliştirilmesi ve etkin Sosyal Hizmetler için personel ve topluluk üyelerinden destek almak gerekir. Resmi organizasyon komiteleri son derece önemlidir. Personelin verimli etkili bir katkıda bulunması için bir fırsattır. Düzenli olarak kurulan 2 komite vardır. Daimi komiteler, bir ajansın rutin işlerine dikkat çekmek  için organize edilmektedir. Bunların örnekleri; finansal,kişisel yada halkla ilişkiler komiteleri olabilir.Görev(özel) komiteleri belirli görevleri sorunları ve işlemleri işlemek için oluşturulan ve ücretleri görev bitiminde dağıtılır.Böyle bir komite örneğin,Aile kurumu lisans evlilik danışmaları için yasal önerileri formüle etmek için kullanılır.komite eylemlerinde amaç kurumu güçlendirmektir.Etkili bir çalışma çerçevesinde komiteler yöneticilerin çalışmalarını azaltır ve toplam grup çalışmasını güçlendirir. Onların birbirine katkılarını desteklemek ve güçlendirmek onların zayıflığını yok eder. Yöneticiler uyumlu bir grup kurma konusunda dikkatli olmalıdır. Bir komite kurulduğu zaman yönetici komitenin faaliyetlerine tam destek vermeye istekli olmalıdır. Komite üyeleri, önemli sorumluluklara sahip olduklarını anlamalıdır; ama nihai yetkisi,üst yöneticiye aittir.Bir kurul,komisyon ve başka bir yönetim organı,sorumlu yönetici ve nihai yetkiye sahip olanlar ile toplantı yaparken yöneticinin kontrolü gerekir,bu çok önemlidir.

Komite İşlemleri :

Sosyal Hizmet komitesinin çalışmalarına birkaç önemli faktörde sınırlama olmazsa zarar gelebilir.

a)Büyüklük :

Bir komitede çok sayıda kişi vardır. Tartışmalarla komitenin karar alması zorlaşabilir ve toplantılar çok fazla zaman alabilir. Komiteler, sadece 3 veya 4 üye ile küçük olmalıdır. Küçük komiteler çok daha etkin, verimli şekilde çalışır ve uzman çıkarları yerine bir bütün olarak grup temsil edilir. Komite ne kadar küçükse o kadar kolay toplantı zamanı ayarlanır ve genellikle katılım yüzdesi fazla olar.3 veya 4 kişiden oluşan komitelerin üyeleri genellikle ilgili ve aktif olarak katılıyor.

b)Uyum:

Komitenin müzakerelerinde katkı yeteneğine sahip olan yetkili personele ihtiyaç vardır.Bir komiteye davet edilen kişinin hizmet etmesi için kendi amaçları ve işlevleriyle ilgili olmalıdır.Grubun genelinin işlevini kolaylaştırmak için genel bir bakış açısı vermek yardımcı olabilir.Personeli kendi istekleri dışında bir komiteye hizmet etmeye zorlamak genellikle  geri tepebilir.Farklılıkları %100 temsil etmek mümkün değildir.Bu nedenle her zaman nihai uyum ve tam kapsamlı bir yaklaşım olmalıdır.Komitenin azınlık temsilini içermesi gerekir.Sosyal Hizmet kuruluşları azınlık personelin istihdamı,ırksal ve kültürel farklılıkları temsil eder.

c)Zaman :

Birçok toplantı komite üyelerinin kişisel ihlalleri yüzünden uzun sürer.Toplantının kendi amaçlarının  normalde ayrılan zamanda elde edilmesi planlanmaktadır.Genellikle toplantı sırasında zaman heba olur, komite üyeleri son birkaç dakika içinde önemli konulardan bahseder.Zamanın etkin kullanımı için üyelere avans verilmesi önemlidir.Komite üyelerinin zaman tasarrufunu sağlamak amacıyla toplantı tutanakları için önceden mailleşmesi gerekir.Bu mailleşme öneri vermeyi ve yanlış alınabilecek kararları düzeltme olanağı sağlar.

Sorumluluk ve Otorite

Komite üyeleri sahip olduğu sorumlulukların bilincinde olmalıdır.Komite üyeleri karar alırken  kesinlikle diğer planlara ve ya karar alma organlarına danışmalıdır.Görevlerin daha objektif yorumlanması sonucunda başarı olasılığı daha yüksektir.komite için özellikle zaman çizelgesi önemlidir.Bazı yöneticiler komiteye sorumluluklar atarlar.Bu da bir fikri öldürür çok seslilik getirir.Bazı yöneticiler de yetki verme yönünden başarısızdır.Güven ve esneklik komite üyelerinin etkin katılımı için gereklidir.

LİDERLİK

Liderler heyet tarafından seçilir. Seçilen liderler ve komite üyeleri arasında güven , iletişim ,esneklik ve uzlaşma olmalıdır. Liderler seçilirken  açık oy yada gizli oyla seçilirler. İnsanlar liderlik için aday olurlar fakat farklı amaçları olabilir. İnsanlar samimi bir şekilde ya da belli bir güç elde etmek için aday olabilir. Green’ e göre komite üyelerinin sorumlulukları şunlardır; önceden planlama ,yüksek derecede katılım ve komite hakkında yayınlanan belgeleri takip etmek.

GÜVEN

Seçilen liderler ve komite üyeleri arasında güven duygusunun olması çok önemlidir. Bireyler birbirlerine ve birbirlerinin karalarına saygı duymalıdır.  Güven her üyenin özgürce konuşması ve etkili komite çalışmasının kapılarını açar. Eğer güvensizlik olursa komite ilişkileri ve çalışmaları dağılır.

ESNEKLİK

Etkili bir komite çalışmasında esneklik ve yatıştırmaya yönelik tutumlar çok önemlidir. Kararlar alındığında yeni tartışma ve ifadeler olacaktır. Bu tartışmalar komiteyi ayırabilir. Burada esneklikten kasıt bireysel çıkar ve görüşlerin grup kararlarından daha önemli olduğudur . Esneklik  gösterildiğinde esneklik gösterilen kişi sunulan fikirlere yardımcı olunacağı gibi komite çalışmalarını iptal de edebilir. Katı ve hoşgörüsüz kişiler bu tür sorunlara neden olurlar.

FİKİR BİRLİĞİ

Planlarda ve görevlerde fikir birliği olmalıdır. Fikir birliği resmi ve gayri resmi yapılabilir. Açık oy olduğu gibi ve kapalı oyla da yapılabilir. Küçük komiteler yazılı yerine sözlü oyu tercih ederler. Bu da üyeler arasındaki güvenin göstergesidir.  Bir karar verilmeden önce üyeler görüşlerini ifade eder. Çoğunluğunun görüşü kabul edilir.

KOMİTENİN AVANTAJLARI

Bedian komitenin avantajlarını şu şekilde özetlemektedir;

-Komite kararlarının kabul edilmesi daha kolaydır.

-Bu uygulama daha kolaydır.

-Komite potansiyel sorunları tespit eder.

-Bazı kararların karmaşık  olmasından dolayı bunu belli sayıda kişilerin alması daha iyidir.

-Komiteler eğitimde ve verebilir. Birçok konuda eğitim yapabildikleri gibi tek bir konu üzerinde de eğitim yapılabilir.

-Bilgiler daha hızlı yayılır.

-Komiteler yeni yöneticilerin eğitilmesinde yardımcı olur

-Komiteler oluşturularak yanlış alınan kararlarda tek bir kişi suçlanmaz.

KOMİTENİN DEZAVANTAJLARI

Komitelerin bir çok sınırlamaları vardır. Bu sınırlamalar genellikle zaman ve paradır. Uzun komite toplantıları ve toplantıda karar alamama Sosyal Hizmetlerde sık sık karşımıza çıkar. Sosyal hizmetlerde  komiteler yavaş hareket eder. Komite üyelerinin özel çıkarları ve önyargıları gerçek zorluklara neden olur.

AJANS YÖNETİM KURULU

Toplumdan gelen bildirimleri göz önüne almak, toplumun ihtiyaçlarını göz önüne almak ve nasıl tatmin edileceğine rehberlik yapmak verimliliği ve etkinliği arttırabilir.

YÖNETİM KURULU FONKSİYONLARI

Trecker yönetim kurulu fonksiyonlarını şu şekilde özetlemektedir;

-Ajansın kurumsal ve yasal varlığını oluşturmak.

-Hedefler , politikalar hazırlamak yönetim kurulunun sorumluluğudur.

-Topluma güven vermelidir.

-Yeterli  finansı karşılamak ve harcamaları düzenlemek.

-Topluma ajansın işini anlatmak

-Kurum yöneticiyi seçer , seçtiği gibi de yöneticiyi değerlendirir. Gerekli görüldüğünde tekrar seçime gidilir.

-Diğer kurum servisleri ve diğer kurumlarla ilişkili olmak.

Schmit pratik yönetici ve yönetim kurulunun sorumluluklarını şu şekilde belirtiyor;

-Değişen koşullar sebebiyle amaçlar , koşullar değişebilir. Sürekli tavsiyeler vererek değişen koşullara ayak uydurmayı sağlamalıdır.

-Kurulun yasal yapısının devamlılığı için katılımın devamlılığını sağlamalıdır.

-Toplumun güvenin sağlamalıdır.

-Gerekli imkanları sağlayarak bütçeyi oluşturmalıdır , gerekirse sponsor bulmalıdır.

-Çalışmaları sürdürebilmek gerektiği yerde yetki vermeli veya yetkiyi geri almalıdır.

-Politikalar belirlenir. Temel politikaların yanın da sağlanacak hizmetleri de belirler

-Çalışmaları periyodik bir şekilde kontrol etmelidir.

-Yönetim kurulu personel ve halk arasında bir tampon gibi hareket etmeli ve etkili bir halkla ilişkiler geliştirmelidir.

-Toplum planlamasına katılır. Kurul toplumun sağlık ve refah çalışmaları için yapılan çalışmalara katılmakla görevlidir.

Hernan Stein’ e göre mesleki saygıyı sağlamak ve sesimizi yükseltmek için fikirlere ve etkili iletişime destek vermeliyiz. Her şeyden önce yönetici olarak hizmet verenler sorumluluk üstlenmelidir.

Sosyal çalışma yöneticileri hem sorumluluk almalı hem de genç çalışmacı meslektaşlarına destek olmalı ve onlara sahip çıkmalıdır. Levin ‘e göre yönetim kurulu şöyle olmalıdır;

-Güçlü bir yönetim ve yürütme için kontrolü elinde bulundurmalıdır.

-Toplumun desteğini alabilmek için yönetim kurulu içinde toplumdan birileri olmalıdır.

-Toplum için ve toplum adına konuşmalıdır.

-Güçlü bir yönetim kurulu olmalı ve bu güçlü yönetim kurulu insanlara yeni bir bakış açısı sunmalıdır.

YÖNETİM KURULU ÜYELERİNİN SEÇİMİ

Seçilmiş yada atanmış olup olmadığı gibi çeşitli faktörler yönetim kurulu üyelerinin seçiminde önemlidir. Seçilecek üyeler kuruma karşı ilgili,samimi ve aynı zamanda hizmetlerini sürdürmek için kararlı olmalıdırlar. Çeşitli gruplar,kültürler ve coğrafi bölgelerden gelen insanlara hizmet ile ilgili kamuoyundan bir kesit elde edilmeli,bunun için seçici davranılmalıdır. Azınlık temsilcileri için yönetim kurulunda hem erkekler hem de kadınlar olmalıdır. Yönetim kuruluna seçilen üyeler en iyi olmak istiyorlarsa kurulun tecrübelerinden yararlanmalı ve kurum hakkındaki bilgilerini kullanmalıdırlar.

Kurula seçilen bireylerin yetenekleri önemlidir. Bu uzman yada profesyonel olmaları gerektiği anlamına gelmez,ancak toplumun ve kurumun ihtiyaçlarını net bir şekilde düşünmek ve anlamak için yeteneği olmalıdır. Çoğu sosyal kurumun yönetim kurulunun başına profesyonel üyeler getirilir. Yönetim kuruluna seçilen bu üyeler,katılımda bulunmak için zamanını harcamaya istekli olmalıdır. Çok ama çok az konuşmaktan yada kurum için hiçbir şey yapmaktan kaçınmalıdır.

YÖNETİCİ VE YÖNETİM KURULU

Yönetici ve yönetim kurulu üyelerinin arasındaki ilişki benzersizdir. İki taraf arsındaki iletişim iki yönlü olmalıdır. Kurum için yapılacak olan eylemin etkili olabilmesi için iyi bir sunum yapılmalıdır. Yürütme kurulunun birlikte çalışacağı üyelerde çeşitli rollerin olması gerekmektedir. En önemli olanlar şunlardır:

·         Yardımcı rolü

·         Arabulucu rolü

·         Durultucu  rol

·         Harekete geçirici rol

Kramer notlarına göre;yönetim kurulu üyeleri ve yürütme arasındaki güçler dengesini  çeşitli faktörler rahatsız edebilir ve arttırabilir. Kurulu,politika oluşturma yada yürütme sürecinde baskın olacak şekilde etkileyen bazı temel değişkenler şunlardır:

1.      Kurumun organizasyon yapısı ;büyüklüğü,karmaşıklığı ve bürokrasi derecesi.

2.      Kurum servisinin ve programlarının  tekniksel ve yüksek profesyonellik karakterlerini  içermesi.

3.      Program,mesleki,ideolojik yada mali politika sorunu

Kramer  “Yürütme kurulu üye(si) politikası süreci,bu değişkenlerin maksimize olduğu ölçüde daha büyük bir etkiye sahip olur.”sonucuna varmıştır.

KURUL İŞLEMLERİ

Mitton,kurumların genel yönetim kurulları ile şarj olduğunu göstermektedir. Hizmetlerin sunumunu sağlamak için yardımcı komiteleri içerir:maliye,hizmet değerlendirme,personel-yönetim denetimi,gözde politika,aday belirleme ve olumlu eylem gibi. Bunlara ek olarak genellikle bakanlığın yokluğunda  veya bakanlığın toplantılarında bulunan idari bir komite vardır.

Sosyal hizmet kuruluşları yönetişim vatandaşları önemli ölçüde arttırmıştır. 1970 yılında Amerikan Kamu Sosyal Yardım Derneği,yerel kamu yararına kurullarının ve komitelerinin ajanslarına vatandaşların katılım miktarını arttırmak için bir anket yapmıştır(özellikle hizmet veren ve alıcı arasında). 2,800 uygun ajans arasından 750 yerel bölüm örnek olarak kullanılmıştır. Her yöneticiye örnek bir anket gönderilmiş,458 yerel bölümden ( yani %60 oranında)yanıt alınmıştır. Bu çalışmada çarpıcı olan şu ki;yaklaşık ¼ kurum kayıt altına alınmıştır. Kayıt altına alınan bu kurumların hiçbiri ne kamu kuruluna ne de danışma kuruluna sahip değildi. Bu kapsamda ortaya çıkan farklılıkların bazıları şu şekildedir:

1.      Yönetici yoksa talepleri karşılama olasılığı daha azdır.

2.      Kurul üyeleri tarafından hizmet edilme olasılığı daha azdır.

3.      Bölümlere yoksul kişilerin katılımı ve temsil oranı daha düşüktür.

4.      Bölümlerde kurul hizmetleri için yenilikçi olmak ve ajans faaliyetlerini geliştirmek daha etkilidir.

5.      Bölümlerde politika yapmak;komitelere önerilerde bulunmak.

Yeni yönetim kurulu üyeleri için eğitim programları kullanmak güncel bir gelişmedir. Yeni üyeler için eğitimi sağlaması amacıyla sosyal hizmet kurulları gelmelidir. Bu programlar yönetim kurulu üyelerine yardımcı olmak için formüle edilmiştir. Programların amacı:

·         Yönetim ve yorumlama yoluyla ajansın hedefleri,kaynakları ve hizmetleri için ses getirme anlayışı kazanmak,

·         Topluma yardımcı olabilmek için ajansa halkla ilişkiler ve yorumlama anlayış ve becerisi kazandırmak

ÖZET

Komitelerin etkin çalışması,sosyal hizmetlerin temsil idari sürecini temel alır. Normalde en etkili çalışma kurul üyelerinin küçük komiteleri tarafından yapılır. Komite toplantıları için frenleme sürelerinin yanı sıra başlangıç zamanlarını da ayarlamaları tavsiye edilir. Komite üyelerinin kendi sorumluluklarını ve ne kadar otoriteye sahip olduklarını bilmeleri gerekir. Güven ve esneklik komite  üyelerinin etkin katılımı için gereklidir. Yönetim kurulu üyelerinin seçimiyle şu faktörler ilgilidir:ilgi,bağlılık,temsil,cinsiyet,yetenek. Etkili,istekli bir şekilde hizmet etmek  için zaman ayrılmalıdır. Yönetim kurulu üyeleri birbirine güvenmeli ve bunun yanı sıra ajansa önemli katkılar sağlamak için gereken zaman ve enerjiyi harcamaya istekli olmalıdır.

                                             KURUM İNCELEMESİ

Sosyal Hizmetler Kurumlarında gerek merkez gerekse taşra düzeyinde yönetim kurulu odaklı bir idare anlayışı söz konusu değildir. Naklen yada açıktan atama yöntemiyle tek yada birkaç kişiye bağlı geleneksel yönetim anlayışı benimsenmiştir. Ancak bu anlayış sadece SHÇEK’e özgü olmayıp birçok kamu kurumunda geçerli olan yönetim anlayışıdır. Diğer taraftan komite düzeyinde çeşitli çalışma grupları oluşturulmaktadır. Bunlardan en dikkat çekici olanları Merkezi düzeyde Sosyal Hizmetler Danışma Kurulu, taşra düzeyinde ise İl Sosyal Hizmetler Kurulu’dur. Her iki kurul da dayanağını 2828 Sayılı Kanun’dan almaktadır. Bu kurullara kurum içinden olduğu kadar, kurum dışından da üye alınmaktadır. Örneğin akademisyenler, yerel yönetim temsilcileri ya da gönüllüler gibi.

Yukarıda adı geçen İl Sosyal Hizmetler Kurulunda sorumluluklar komite kararı ve oy çokluğuyla belirlenir. Sekreterya işlemleri İl Sosyal Hizmetler Müdürlüğünce yerine getirilir. Temel otorite taşra düzeyinde bir komite kurulduğu için Valilik Makamıdır ve Vali tarafından başkanlığı yürütülür. Kanunda yeri olmasına karşın bağlayıcılığı az düzeydedir ve somut yararı yoktur. Genelde en üst kişinin kararı baskın olmakta ya da kurulu etkilemektedir.

SHÇEK Kurumlarında en üst düzey personel Merkezde Genel Müdür (Bakanlık Teşkilatından önceki durum baz alınmıştır) taşrada ise İl Müdürüdür. Her iki kadroya da atanabilmek için dört yıllık üniversite mezunu olmak şartı dışında bir şart aranmamaktadır. Bu durum geleneksel idare anlayışını ve atama sistemini ortaya koyduğu gibi, yönetici belirleme sistemini de ortaya koymaktadır.  Tek kişiye bağlı bir sistemdir ve alt çalışma kurulları dışında yönetim kurulu anlayışı yoktur.

Komite liderlerinin seçimi kanuna göre yapılmaktadır. Örneğin Çocuk Koruma Kanunu Koordinasyon Kuruluna Vali liderlik etmektedir ve liderin kim olacağı mevzuatta yer almaktadır. Bu durum komitenin dinamiğini etkilediği gibi seçme hakkı tanımamaktadır.

Bazı kurul çalışmalarında gönüllü katkı ve katılım sağlanmaktadır. Ancak bu durum yönetim bazında değil, yardımseverlik veya bağış anlamında olmaktadır. Çağdaş yönetim tekniklerinin bir parçası olan hizmetten doğrudan ya da dolaylı olarak etkilenen vatandaşın bir paydaş olarak yönetime katılması ve süreci etkilemesi söz konusu değildir.

Bu yazıyı paylaşın