COMMUNICATION IN ADMINISTRATION

                                                YÖNETİMDE İLETİŞİM

İki sosyal çalışmacı yöneticileri hakkında konuşuyorlar. Biri hevesli bir şekilde açıklıyor;”Ben gerçekten yöneticimi seviyorum. Çünkü onun ne düşündüğünü ve ne hissettiğini her zaman bilirim.

O bizi günden güne haberdar eder.”

Diğeri karşılık verir. “Biz gerçekten kurumda tedirgin oluyoruz çünkü işverenimizin nerelerde durduğunu yada onun için neyin önemli olduğunu bilmiyoruz.” Sonra ekliyor, “ O  notların çoğunu gönderir, fakat onlar belirsiz ve düzgün değil ve bir anlamı yok.”

Fark niçin ?

Farklı öğrenciler iletişimi insan ilişkilerinde belli başlı unsur olarak tanımlıyor. Eğer bir karı ve koca iletişime geçebiliyorsa evliliğin çarkı güzel döner. Eğer arkadaşlarda kendi aralarında birbirlerine ne düşündüklerini ve ne hissettiklerini söylerlerse ilişkileri derinleşir. İş ilişkilerinde de bir diğerine güvenirse genelde üretimde destekleyici ve yardımcı olur.

Neredeyse sosyal hizmet eğitiminde her ders bazı temel bilgi,genel ilkeler ve iletişimi kullanma yetenekleri verilir, sosyal çalışma uygulamalarında etkili olabilmek için ve özellikle başarılı yönetim için bunlara ihtiyaç vardır.

ETKİLİ İLETİŞİM

Sosyal hizmet yönetiminde iletişim üç ana sebepten dolayı önemlidir. Bunlar: (1)etkililik, (2)verimlilik, (3)moral.

Bir kurumda hizmetlerin etkili sunumu için çalışanların birbiriyle iletişim kurabilmesi zorunludur.

ü  Eğer çalışanlar arasında etkili iletişim yoksa bu nasıl oluşturulabilir?

ü  Çalışanlar fikirlerini, duygularını, açığa vuramıyorsa nasıl mantıklı kararlar verilebilir ?

İki yönlü iletişim demokratik sürecin parçasıdır ve etkili kararlar alabilmek için gereklidir.

Çalışanlar birbirleriyle prosedürler, metotlar, durumlar, politikalar, hedefler ve hatta emeller hakkında açıkça iletişim kurabiliyorsa verimlilik artar.

Sosyal hizmetleri geliştirmek ve hızlandırmak için etkili bir teknik öğrenen bir sosyal çalışan bunu diğerlerine göstererek kurumu güçlendirebilir.

Belli prosedürler bulan çalışanlar buldukları şeyleri diğerlerine söyleyerek kuruma yardımcı olabilirler.

Üçüncü faktör moral oldukça önemlidir. Yöneticiler ve çalışanlar birbirlerine bağlı hissederlerse birbirlerinden daha fazla destek alma ve kurumun hedeflerini gerçekleştirme eğiliminde olurlar.

Moral, ne düşündüklerini ve neden öyle düşündüklerini birbirlerine söyleyen yöneticiler ve çalışanlarına bağlıdır. Bu her şeyde aynı fikirde olacaklar demek değildir.

Kurum morali, sosyal hizmet sunulmasında birbirlerine yardım eden ve birbirleriyle iletişim halinde olan yöneticilerin ve diğer çalışanların anlayışı üzerine inşa edilir.

Carlisle, iletişimin neden yönetim sürecinin merkezinde düşünüldüğüne 4 sebep gösteriyor.

1.      İletişim,yönetimin zincirleme sürecinden biridir. Bir organizasyondaki insan işleri için gerekli olan sosyal etkileşimde iletişim esastır. Hücre insan vücudunda nasılsa etkileşim organizasyon için öyledir.

2.      iletişim insanların bilgi edinebilmesi ve bilgi alışverişinde bulunabilmesi için önemli bir araçtır. Bir yönetici olarak kararlar almak alınan bilginin miktarına ve kalitesine bağlıdır.

3.      iletişim bir yöneticinin en çok zaman tüketen işidir. Yönetici zamanının yaklaşık %70 veya %90’nını iletişim kurmada harcar. John Hinrichs tarafından yapılan bir çalışma gösteriyor ki ilk kademe yöneticileri zamanlarının %74’ünü, ikinci kademe yöneticileri %81’ini, üçüncü kademe yöneticileri %87’sini iletişim kurarak geçiriyorlar.

4.      Bilgi ve iletişim organizasyonda gücü temsil ediyor. Şirket hedefleri,planları, ve işleriyle ilgili bilgi sahibi olanlar organizasyonda gücün merkezi olurlar.

Zelko, iş dünyasında iletişimde harcanan zaman üzerine çalıştı ve yaklaşık olarak zamanın %10’unun yazmada, %15’inin okumada, %35’inin konuşmada ve %40’ının dinlemede harcandığı sonucuna vardı. Sözlü iletişim merkezi rolü oynar.

Bazı gözlemler iletişimin ne olduğunu anlamamızda bize yardımcı olabilir. Örneğin ; John Powell “iletişimin dehası hem tamamen dürüst hem de aynı zamanda tamamen iyi olabilme yeteneğidir.”diyor. Herbert Greenberg, “Diğerlerine karşı bütün kötü davranışlar kendimizle ilgili olumsuz duygularımızla başa çıkma yolu olarak anlaşılabilir.”diyor.

     

 Trecker, bir öncü yönetici eğitmeni,sosyal hizmet yönetiminde etkili iletişim için 6 kriter öneriyor:

1.      iletişimin amacı açık olmalı ve verici tarafından ve alıcı tarafından anlaşılır olmalı

2.      Hem yazılı hem de sözlü materyal mümkün olduğunca açık olmalı ve sadece tek yorumu olmalı.

3.      Etkili iletişim tutarlı davranışlar serisidir. Başka bir deyişle, birbiri ardına olan iletişimler kendinden öncekilerle ilgilidir.

4.      iyi bir iletişim amacını gerçekleştirmede yeterlidir.

5.      iyi iletişim zamanında düşünüp, alıcı hazır olduğu zamanda vermektir.

6.      iyi iletişimde,düşünce kullanılması için kanallara gönderilir ve doğru insanlara ulaşsın diye  dağıtım yapılır.

  SÖZLÜ VE SÖZSÜZ İLETİŞİM

İletişim fikirleri ve duyguları diğer insanlara iletme işlemidir.iki yönlü bir süreçtir. Hem sözlü hem de sözsüz iletişim her ikisi de önemlidir. Sözlü iletişim bir kişinin söylediği diğerinin duyduğu yani konuşma dili anlamına gelir. Sosyal hizmet kurumlarında, sözlü iletişim çalışan toplantılarında, komite görüşmelerinde, röportajlarda ve konferanslarda yer alır. Bir kurumda sözlü iletişim bir bireyle veya bir grupla konuşarak oluşturulabilen mesajlar içerir. Bununla birlikte, bu sürecin birçok sınırlılığı vardır. Bunlar ;

  1. Sözlü iletişim ana vurguyu fikirlere ve gerçeklere yapar ve duyguları yeterince anlatamayabilir.

  2. Birinin söylemek için seçtiği şey durumun hepsini anlatmada yeterli olmayabilir ve dinleyiciyi

       yanlış yönlendirebilir.

  1. Bazen söylenmesi gereken her şeyi tartışmak için insanları bir araya toplamak zordur.

Sözsüz iletişim özellikle sosyal çalışmada oldukça önemlidir. Çalışan iletişiminin olduğu kadar terapi sürecinin de önemli bir parçasıdır. Duygular ve düşünceler sözsüz olarak daha etkili bir şekilde iletilir. Sözsüz iletişim vücut hareketleri-gözler, duruş, yürüyüş, ses tonu, konuşma hızı, dudakların gerilimi, elmacık kemiklerinin kırmızılığı ve gözyaşlarını içerir. Bir yönetici çalışanına “Bu benim için hiçbir şey ifade etmiyor.”derken onun duruş ve tavırlarını tam zıttını söyleyebilir.

1956 da bir yenilikçi yanlısı kitap, Sözsüz İletişim yayınlandı. Yazarları, bir psikiyatrist  ve bir fotoğrafçı birtakım fikirler ve böyle iletişim örneklerinden faydalanıldı. Duyguların ifadelerini resimler anlamlı gösterdi. Örneğin bir fotoğrafta bir kişinin eli güven vericiydi bir diğerinin omzundayken.

 Çalışanların, başkalarının ne söylediğini gerçekten anlamaları için gözleriyle dinlemeleri gerekir. Bir insanla iletişim kurarken onu dikkatlice gözlemlemek fikirleri, anlamları ve duyguları iletmemizde ve anlamamızda yardımcı olur. Çalışanların kulaklarıyla dinlemeleri gerekir, ama sadece ne söylediğini duymak için değil.

İLETİŞİM SÜRECİ

3 aşamadan oluşur. Bunlar paylaşma, kavrama, açıklamadır. Hepsi iki taraflı işlemlerdir.

Paylaşma: gönderme ve alma işlemidir. Sözlü, sözsüz, yazılı şekilde olabilir.

Kavrama: söylenen bir şeyi gerçekçi bir şekilde dinleme gayretini içerir. Söylenen ve duyulan şeyin aslında aynı olduğu anlamına gelir. Yanlış anlaşılmalar olabilir.

Açıklama: etkili iletişimde çok önemlidir. Karşıdaki kişi anlamadığı konuda soru sorar. Sorusuna cevap vererek açıklama yapılır. Amaç birinin doğru veya yanlış olduğunu kanıtlamaktan ziyade söylenen şeyi anlamak olmalıdır. Farklılıklar çözülmezse iletişim başarılı olamaz.

Sorunlu iletişimden kaçmak gerekir. Bunlar kurum ve kuruluşları geliştirir. Kurum ve kuruluşları dört problem etkiler. Bunlar mesaj rekabeti, ego ve statü tehditleri, yanlış beklentiler ve çok fazla bağlantıdır.

Yanlış şeyleri söyleme korkusu konuşmada tereddütlere sebep olur. Arkadaşlarıyla konuşurken rahat olabilir. Fakat kendilerini kontrol eden birileriyle rahat konuşamazlar.

Mesajın ne olduğuyla ilgili yanlış beklenti problemlere sebep olur.

Çok fazla bağlantı olabilir. Bunlar mesaj yoluyla çalışanlar arasında elden ele dolaşır. Mesaj gitmesi gereken yere gidene kadar karışır. Mesaj son kişiye ulaştığında orjinalinden çok farklıdır hatta zıttıdır.

Kurum üyeleriyle eşit seviyeden konuşmak bilginin akışını sağlar, iletişimi kolaylaştırır.

Diktatörlük ve ben her zaman haklıyım tavrı güçlükle içerlenir. Mutlak fikirler genellikle tehlikeye sebep olurlar. Bu nedenle iletişimde “bana bu yol gibi göründü ama emin değilim siz ne düşünüyorsunuz?” tercih edilebilir. “şimdi söyledin, inkar etme; sen ne konuştuğunu bilmiyorsun, ben haklıyım” tutumları şüphelidir. Anlaşmazlıklara sebep olur.

Soru sorma sanatı iletişimin yeteneğidir, emirleri dikte etmek veya zorbalık etmek değildir.

GERÇEKLER VE HİSLER

Sosyal hizmette iletişimin tedavi edici veya idare edici olup olmadığı hem gerçekleri hem duyguları kapsar. Kurum hakkındaki gerçeklerin ve fikirlerin ifade açık bir şekilde ifade edilmesine ihtiyacı vardır. Bu yüzden kurum üyeleri kurumun politikalarını, problemlerinin, planlarının, kararlarının, aktivitelerinin farkında olmalıdır. Bunlar yazılı, sözlü veya her 2 şekilde de olabilir. Kurum üyeleri beklenen değişiklikleri, kararları, kurumun karşı karşıya kaldığı problemleri bilme ihtiyacı duyar. Yöneticiler personellerinin gerçekten ne hissettiğine ihtiyaç duyarlar.

İLETİŞİMİN UZUNLUĞU

Mesaj ne çok kısa ne de çok uzun olmalıdır. Sözlü iletişimde konferanslarda, komitelerde veya personel görüşmelerinde bu uzunluk-kısalık önemlidir. Konuşmaya başlanmadan önce zaman ayarlanmalıdır. Durak yerleri belirlenmelidir. Bazen zaman kısıtlıdır. Bu durumda dikkatli hazırlık gerekir. Her dakikanın hesabı yapılır.

DİNLEME

Sunumların olduğu bir ortamda konuşmacıyı dinlemeliyiz. Konuşmacı konuşurken başkalarıyla konuşulmamalıdır. Serbest konuşmalarda kişinin ne hissettiğine yardımcı olunmalıdır. Dinlemek istediğinizi karşınızdakine gösteriniz. Dinlerken dalgınlığı kaldırınız. Konuşmacıyla empati kurunuz. Konuşmasını kesmeyiniz. Gergin ortamlarda havayı yumuşatmaya çalışınız. Sorun sorunuz.

TEKRAR

Birçok yönetici sözlü veya yazılı olarak kurum üyelerine yapacaklarını bildirir. Bazı insanların hafızası kuvvetli değildir. Duyduklarını ve okuduklarını hatırlayamazlar. Eğer planlar, bilgiler, olaylar önemliyse birden fazla tekrar edilir.

İLETİŞİMDE 5C

İletişim için önemli olan 5C kuralı şu şekildedir:

Netlik: açık, basit ve net olmalıdır.

Eksizlik: kısmen bir şirketin takibi zordur.

Özlülük: kısa konu daha iyi bir sunum ve sürece yansır

Somutluluk: iletişimde hedef olmalıdır. İsimleri ve beklenti gerekçe göstererek çok özel olmalıdır.

Doğruluk: yanlış anlaşılmaya neden olmamak

İLETİŞİM TAŞIMACILIĞI

 Sosyal çalışma alanında yöneticiler, personel ile iletişim ve etkileşim için çeşitli teknikler kullanır. Bazıları;

Toplantı Tutanakları: toplantı içinde tartışılan ana eylem ve bilgi vurgulanmış bir hesap etkili olabilir. Bunun yardımı konuştukların ve hangi eylemlerin ne yapılacağını katılımcılara hatırlatmak içindir.

Çalışan Toplantıları: iletişim ve karar verme hem de yöneticileri ve ekibi hatırlar. Onlar iletişim tarafından sözlü olarak etkili olabilir. Ancak bir takip olarak yazılır.

Mektuplar ve Notlar: mektuplar ve notlar bilgilendirme ve tebrik için kullanılır.

Gayri Konferanslar: bir yönetici onlarla pozitif ilişki geliştirebilmek için belirli aralıklarla görüşme yapmalıdır. İşçi, yönetici; fikirler, sorunlar ve duygularını paylaşmak için bu bir fırsattır.

Haber Bültenleri: haber bültenleri bir vasıtadır. Personelin periyodik olarak gönderilen bilgiler güncel gelişmeleri farkında tutar.

İlan Panoları: bir veya iki çalışanın resmi malzemelerin veya gayri resmi duyuru veya diğer tür listeleri koyabilir.

Sosyal Aktiviteler: öğle yemekleri, resepsiyonlar ve diğer eğlence ve sosyal faaliyetler için gayri resmi iletişim geliştirerek etkili olabilir.

Öneri Kutusu: genellikle yararlı öneriler getiriyor. İşçiye gizlilik sağlar.

Telefon Aramaları: bazen bir telefon, bir personel veya topluluk liderini tanıma veya bazı başarı için takdir ifadesi kişisel olarak daha etkili olur.

Dedikodu: bazen bilgiler söylenti ve zarar verici olabilir. Bazen bir yönetici bilerek başkalarına gayri resmi geçirebileceğini öngörerek bir personele bilgi verir.

İLETİŞİMİ GELİŞTİRMEK

Sosyal hizmet kuruluşlarının yöneticileri ile toplantılar yapmak önemli bir gelişme ve ihtiyaç duyduğu bir alandır. Toplantının amacını belirlemek, doğru sayıda katılımcı sağlamak, toplantının planı, içeriği ve formatını belirlemek, toplantının sürecini etkili bir şekilde yürütmek iletişimde etkileyicilik için önemlidir.

ÖZET

Önemli olan verimlilik, etkinlik ve moraldir. Sözlü ve sözsüz iletişim ile ilgilidir. Çünkü iletişim sosyal hizmet kuruluşları için çok önemlidir. Duyguların yanı sıra gerçekleri ve fikirleri etkili bir iletişim paylaşımı gerekir. İletişim süreci paylaşmayı, açıklamayı, kavramayı gerektirir. Etkin iletişim için zaman dinamikleri önemlidir. İletişim yazılı ve sözlü şekilde yer alabilir. Tekrar etkili iletişim için şarttır. İletişim becerilerini geliştirmek sosyal çalışma, eğitim ve pratikte gereklidir.

Yönetimde iletişim sosyal hizmet kurumlarında önemli bir yere sahiptir. Sosyal çalışmacının görev yaptığı yerlerden biri olan adliyede her şey resmi bir şekilde mevzuata uygun olarak gerçekleşmektedir. Adliyenin içinde herkes mevzuata uygun bir şekilde hareket etmek zorundadır. Bu nedenle iletişimde daha resmi bir hava hâkimdir. Kimin hangi görevi nasıl yapacağı net olduğu için hiç kimse gelen mesajları farklı bir şekilde anlayamayacaktır. Dolayısıyla yanlış anlaşılmalar olmayacaktır. Aynı zamanda adliyenin kasvetli havası kişiler üzerinde olumsuz bir etki bıraktığı için çalışanların bazen tereddütlü konuşmalarına sebep olabilir. 

Bu yazıyı paylaşın